Cara Mengatasi Spam Email di Perusahaan Anda

Spam email bukan hanya mengganggu, tetapi juga bisa membahayakan sistem keamanan perusahaan. Mulai dari phishing, malware, hingga pencurian data, spam dapat menjadi pintu masuk berbagai serangan siber. Artikel ini akan membahas cara-cara efektif untuk mengurangi dan mengatasi spam email di lingkungan kerja.

1. Gunakan Email Server Profesional
Solusi pertama dan paling mendasar adalah menggunakan layanan email yang memiliki fitur anti-spam canggih, seperti Zimbra Mail Server.
📌 Gunakan Zimbra Hanara untuk layanan email bisnis berbasis Zimbra yang dilengkapi filter spam otomatis dan pengaturan keamanan lanjutan.

2. Aktifkan Filter Spam dan Blacklist
Aktifkan fitur spam filter, dan jika memungkinkan tambahkan manual:
Domain pengirim mencurigakan
Kata kunci umum dalam spam (e.g. "free gift", "urgent", "click here")
IP address yang diketahui sering mengirim spam
Di Zimbra, pengaturan ini dapat diakses oleh admin melalui antarmuka admin panel atau melalui integrasi dengan Amavis, SpamAssassin, dan RBL (Real-time Blackhole List).

3. Gunakan SPF, DKIM, dan DMARC
Pastikan domain perusahaan Anda telah dikonfigurasi dengan:
SPF (Sender Policy Framework): untuk memverifikasi IP pengirim
DKIM (DomainKeys Identified Mail): untuk memastikan email tidak diubah selama transit
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): kebijakan penolakan jika email gagal SPF atau DKIM
Ini akan membuat email Anda lebih terpercaya dan mencegah pemalsuan (spoofing).

4. Edukasi Pengguna Internal
Buat kebijakan internal untuk:
Tidak membuka lampiran dari pengirim asing
Tidak mengklik link mencurigakan
Tidak membalas email promosi asing
Laporkan email spam ke IT (misalnya: [email protected])

5. Gunakan Alias Email untuk Form Publik
Jika email perusahaan dipasang di website, gunakan alias seperti:
[email protected]
[email protected]
Hindari menampilkan email pribadi atau karyawan secara langsung.

6. Pertimbangkan Penggunaan Email Gateway
Email gateway adalah lapisan tambahan yang menyaring email sebelum masuk ke server utama. Biasanya digunakan oleh perusahaan besar untuk menangani volume tinggi email masuk.
Contoh layanan email gateway:
Proxmox Mail Gateway
MailScanner
Barracuda Email Security

Penutup
Spam email bisa dicegah dengan kombinasi teknologi dan edukasi. Jangan tunggu sampai spam menjadi celah serangan ke sistem IT Anda. Pastikan email perusahaan Anda dilindungi dengan teknologi terbaik.

🔐 Untuk solusi email bisnis lengkap dengan filter spam otomatis dan dukungan teknis profesional, hubungi tim PT Hanara Prima Solusindo dengan mengisi data di contact us!