Dalam sistem email enterprise seperti Zimbra Collaboration Suite, Global Address List atau GAL adalah fitur penting yang menyimpan daftar kontak internal seluruh pengguna dalam sebuah organisasi.

GAL memungkinkan setiap user untuk dengan mudah mencari dan menemukan alamat email kolega tanpa harus mengetik secara manual, baik saat mengirim email, menjadwalkan rapat, atau membuat daftar distribusi. Fitur ini sangat berguna terutama di lingkungan kerja besar atau multi-entitas, karena mengurangi kesalahan input dan meningkatkan efisiensi komunikasi internal.

Apa Itu GAL Sync Account?

Agar data GAL selalu terbarui dan tidak membebani LDAP server secara langsung, Zimbra menggunakan akun khusus bernama GAL Sync Account. Formatnya umumnya:

[email protected]

Akun ini bertugas melakukan sinkronisasi data dari direktori LDAP ke dalam folder cache internal di server Zimbra.

Contoh daftar akun GAL sync dalam server Zimbra Hanara:

[zimbra@server05-zimbra ~]$ zmprov -l gaa | grep -i galsync
[email protected]
[email protected]
    

Interval Sinkronisasi Otomatis

Setiap akun GAL sync memiliki pengaturan sinkronisasi otomatis yang disebut zimbraDataSourcePollingInterval.

Secara default, interval ini adalah:

zimbraDataSourcePollingInterval: 1d

Artinya, sinkronisasi GAL dilakukan otomatis setiap 1 hari (24 jam).

Contoh output pengecekan:

[zimbra@server05-zimbra ~]$ zmprov getDataSources [email protected]
zimbraDataSourcePollingInterval: 1d
zimbraDataSourceName: zimbra
    

Perubahan Apa Saja yang Terdampak?

Perubahan berikut akan muncul di GAL setelah sinkronisasi:

• Penambahan akun baru
• Rename akun (change username)
• Update display name (nama tampilan)
• Update atribut kontak (jabatan, departemen, dll.)
• Penghapusan akun (akan hilang dari GAL)

Bagaimana Cara Mempercepat Update GAL?

Jika Anda ingin perubahan langsung terlihat di GAL tanpa menunggu 24 jam, lakukan sinkronisasi manual (force sync) menggunakan perintah:

zmgsautil forceSync -a [email protected] -n NamaDataSource

Penting: nama data source antar domain bisa berbeda.

Contoh Force Sync Berdasarkan Nama Data Source

🔍 Cek nama data source terlebih dahulu:

zmprov getDataSources [email protected]
Output:
zimbraDataSourceName: zimbra

zmprov getDataSources [email protected]
Output:
zimbraDataSourceName: InternalGAL
    

✅ Contoh force sync yang benar:

zmgsautil forceSync -a [email protected] -n zimbra
zmgsautil forceSync -a [email protected] -n InternalGAL
    

❌ Contoh force sync yang salah:

zmgsautil forceSync -a [email protected] -n InternalGAL
# Error: no such data source: InternalGAL
    

Tips dan Best Practice untuk Admin

• ✅ Selalu cek nama data source sebelum force sync:

  zmprov getDataSources [email protected]

• ✅ Pantau hasil sinkronisasi di log:

  tail -f /opt/zimbra/log/mailbox.log

• ✅ Periksa atribut user jika perubahan tidak muncul di GAL:

  zmprov getAccount [email protected] | grep displayName

• ✅ Ubah interval sinkronisasi jika perlu lebih cepat:

  zmprov modifyDataSource [email protected] zimbraDataSourcePollingInterval 6h

⚠️ Catatan: Hindari sinkronisasi terlalu sering (misalnya <1 jam) di lingkungan dengan ribuan akun karena bisa membebani LDAP server.

Kesimpulan

Global Address List (GAL) adalah fitur penting untuk menjaga konsistensi dan efisiensi komunikasi internal di Zimbra.

Dengan memahami cara kerja GAL Sync Account, interval sinkronisasi, dan cara melakukan force sync manual, Anda dapat memastikan bahwa direktori kontak internal selalu akurat dan terkini.

Di lingkungan multi-domain seperti Hanara dan seluruh entitas klien, manajemen GAL yang tepat akan sangat membantu proses kerja tim dan mendukung integrasi antar divisi.

Jika Anda membutuhkan bantuan profesional untuk setup GAL, audit Zimbra server, atau optimasi layanan email, Hanara siap menjadi mitra solusi IT Anda.